Tarefas

Uma tarefa é algo que precisa ser feito, com prazo e alguém para fazer: ligar para um cliente, mandar uma proposta, conferir um pagamento. Ela pode estar ligada a empresas, contatos e oportunidades, ou ficar solta.

A tela Tarefas lista todas as tarefas que você enxerga. As tarefas de um registro também aparecem no bloco Tarefas da página do contato, da empresa e da oportunidade.

Uma tarefa pode, ainda, ser executada por um agente de IA: na hora do prazo, o agente retoma o contato com o cliente por você. Veja Executar com IA.

A área depende do plano. Se ela aparece com cadeado no menu, veja Plano e assentos.

Responsável e departamento

Toda tarefa precisa de um responsável, de um departamento, ou dos dois:

• Com responsável: a tarefa é daquela pessoa.
• Só com departamento: todo membro do departamento vê a tarefa, e um deles a assume. É o jeito de deixar uma tarefa para "quem estiver livre" na equipe.
• Com os dois: é do responsável, e os membros do departamento também enxergam.

Quem vê quais tarefas

Papel	Vê
Administrador	Todas as tarefas.
Gerente	As dele, as dos colegas dos seus departamentos e as tarefas dos seus departamentos.
Atendente	As dele e as tarefas dos seus departamentos.

Quem cria uma tarefa sem responsável também continua vendo essa tarefa, para poder cancelá-la ou excluí-la.

Situação da tarefa

Situação	O que significa	O que ainda dá para fazer
A fazer	Em aberto. Com o prazo vencido, ganha o selo Atrasada.	Concluir, assumir (se está sem responsável), editar, cancelar, excluir.
Concluída	Feita.	Reabrir, editar, excluir. Não dá para cancelar: reabra antes.
Cancelada	Não vai mais ser feita, mas fica guardada.	Reabrir, editar, excluir. Não dá para concluir: reabra antes.

Quem pode fazer cada ação

Ação	Quem pode
Concluir	O responsável ou o administrador. Tarefa sem responsável não se conclui: alguém precisa Assumir antes. Enquanto isso, o botão fica desligado com a dica "Assuma a tarefa para concluir".
Assumir	Numa tarefa sem responsável: quem é membro do departamento dela, ou o administrador. Tarefa sem departamento, quem a vê.
Cancelar tarefa e Excluir	O administrador, o responsável, ou quem criou a tarefa, quando ela está sem responsável.
Reabrir e Editar	Quem vê a tarefa.

Todos os papéis criam e editam tarefas.

A lista de tarefas

Colunas: Tarefa, Prazo, Responsável, Departamento, Vínculos, Tags, Situação e Ações. Clique no título de Tarefa, Prazo ou Situação para ordenar. Os vínculos são atalhos: clique para ir ao contato, empresa ou oportunidade.

Filtros:

• Buscar pelo título;
• Situação: A fazer (o padrão), Concluída, Cancelada ou Todas as situações;
• Responsável: uma pessoa, Minhas tarefas, Sem responsável ou Todas as pessoas;
• Departamento;
• Prazo: Atrasadas, Hoje, Esta semana ou Qualquer prazo;
• Vínculo: escolha Contato, Empresa ou Oportunidade e, em seguida, qual;
• Tags.

As ações de cada tarefa ficam no menu da coluna Ações.

No bloco Tarefas da página de um registro, aparecem só as tarefas a fazer. Marque Mostrar concluídas e canceladas para ver as outras.

Como criar uma tarefa

1. Clique em Nova tarefa (em Tarefas, ou no bloco Tarefas de um contato, empresa ou oportunidade).
2. Preencha:
   • Título: obrigatório, até 191 caracteres.
   • Detalhes: até 20.000 caracteres.
   • Prazo: data e hora, no seu fuso.
   • Responsável e Departamento: ao menos um dos dois. Com departamento, todo membro vê a tarefa; sem responsável, um membro a assume.
   • Tags.
   • Vínculos: as empresas, contatos e oportunidades da tarefa. Pode ligar vários de cada (até 50 de cada). Criando pela página de um registro, ele já vem escolhido.
3. Se quiser que a IA faça o contato, ligue Executar com IA (veja abaixo).
4. Clique em Salvar.

Executar com IA

Na seção Automação com IA do formulário, a opção Executar com IA faz o agente de IA retomar o contato com o cliente na data e hora do prazo. Por exemplo: "perguntar se a proposta enviada ajudou e se há dúvidas".

Com a opção ligada, preencha:

• Instrução para o agente: em texto livre, o que ele deve fazer. Até 5.000 caracteres.
• Canal de contato: por onde o agente vai falar. Canais desconectados aparecem marcados.
• Contato que a IA vai contatar: um dos contatos ligados à tarefa, ou o ponto de contato de uma oportunidade ligada. Se houver só um candidato, ele já vem escolhido; com mais de um, escolha.
• Prazo: obrigatório com a automação, porque é a hora em que o agente age.

O contato precisa ter telefone e não ter pedido para não receber mensagens. Se a tarefa não tem nenhum contato (nem oportunidade com contato), ligue-a a um antes.

O agente de IA é configurado em Agentes de IA. Se ele ainda não estiver configurado, a execução fica como Ignorada e nada é enviado.

Situação da automação

A tarefa mostra um selo com a situação da automação e, na página do registro, os detalhes (quando rodou, tentativas e o resultado):

Situação	O que significa
Agendada	Esperando a hora do prazo.
Executando	O agente está agindo agora.
Concluída	O agente fez o que foi pedido. A tarefa em si pode continuar A fazer: confira o resultado e conclua quando for o caso.
Falhou	Não deu certo. O Kemera tenta de novo algumas vezes, com intervalo crescente ("Nova tentativa em…"); se continuar falhando, fica como falha.
Ignorada	Não executou, com o motivo no resultado (por exemplo: tarefa cancelada, contato que pediu para não receber mensagens, canal desconectado, agente não configurado). Não há nova tentativa.

Na hora de rodar, o Kemera confere tudo de novo: se a tarefa foi cancelada ou o contato pediu para não receber mensagens nesse meio-tempo, nada é enviado.

Cancelar ou excluir

• Cancelar tarefa: a tarefa fica como cancelada e sai da lista de abertas. Dá para reabrir depois.
• Excluir: a tarefa é apagada e não dá para desfazer. Para só tirá-la da lista, prefira cancelar.

Os dois pedem confirmação.

Mensagens de erro comuns

Mensagem	O que fazer
"A tarefa precisa de um responsável ou de um departamento."	Escolha ao menos um dos dois.
"A tarefa precisa de um responsável para ser concluída. Assuma a tarefa antes."	Clique em Assumir e depois em Concluir.
"Só o responsável pela tarefa ou um administrador pode concluí-la."	Peça ao responsável.
"Só quem faz parte do departamento da tarefa pode assumi-la."	Peça a um membro do departamento, ou a um administrador.
"A tarefa já tem responsável. Para passá-la a outra pessoa, edite o responsável."	Use Editar.
"Tarefa concluída não pode ser cancelada. Reabra antes."	Use Reabrir e depois Cancelar tarefa.