Departamentos
Departamentos agrupam usuários (por exemplo, Vendas e Suporte) para dividir as conversas entre eles. Cada departamento tem uma fila pendente: as conversas transferidas para ele esperam ali até alguém do departamento assumir.
A tela Departamentos fica em Configurações, no menu lateral. Ela só existe nos planos que incluem o recurso Departamentos; fora deles, o item aparece com cadeado e abre o aviso de que não está no seu plano (veja Plano).
| Papel | O que pode fazer |
|---|---|
| Administrador | Tudo: criar, editar, excluir e mudar os membros de qualquer departamento. |
| Gerente | Ver todos os departamentos e adicionar ou remover membros dos departamentos de que faz parte. Não cria, não edita e não exclui. |
| Atendente | Ver os departamentos e quem faz parte de cada um. |
No topo da tela, o Kemera mostra de quais departamentos você faz parte (ou avisa que você não está em nenhum).
Quem vê o quê
Esta é a regra que mais surpreende, então vale ler com calma:
- Usuário sem departamento vê todas as conversas.
- Usuário em um ou mais departamentos vê só as conversas desses departamentos e as que foram atribuídas a ele.
- Administrador vê tudo, mesmo estando em departamentos.
Ou seja: colocar alguém num departamento restringe o que ele vê. Uma empresa que não usa departamentos funciona normalmente, com todo mundo vendo todas as conversas.
O acesso a cada canal (o Acesso ao inbox, em Canais) também vale. Para ver uma conversa, o usuário precisa passar nas duas regras: a do departamento e a do canal.
A lista
Para cada departamento, a lista mostra o nome (com a cor), a Descrição, quantos Membros tem e a Fila pendente (quantas conversas esperam alguém assumir).
Criar um departamento
Só o administrador cria.
- Clique em Novo departamento.
- Preencha o Nome do departamento (de 2 a 100 caracteres). O nome não pode repetir o de outro departamento.
- Se quiser, escreva uma Descrição (até 500 caracteres), para os usuários saberem para que serve.
- Escolha a Cor. Ela aparece ao lado do nome do departamento na Inbox.
- Clique em Salvar.
Para mudar nome, descrição ou cor depois, use Editar no menu de ações (os três pontos) do departamento.
Membros
- Na linha do departamento, clique em Membros.
- Para incluir alguém, escolha em Adicionar usuário e clique em Adicionar. Só aparecem usuários ativos que ainda não estão no departamento.
- Para tirar alguém, clique em Remover ao lado do nome.
Quem não pode alterar vê a lista de membros com o aviso "Você pode ver quem faz parte, mas só um administrador ou o gerente do departamento altera."
Também dá para definir os departamentos de uma pessoa a partir da tela de Usuários.
Excluir um departamento
- No menu de ações do departamento, escolha Excluir.
- Confirme.
Os usuários continuam na empresa; só o departamento some.
Se ainda houver algo em aberto ligado ao departamento (conversas abertas, tarefas a fazer ou notas), o Kemera não exclui direto. A janela "(nome) ainda tem itens em aberto" mostra o que depende dele. Para seguir:
- Em Mover para o departamento, escolha o departamento que vai receber os itens.
- Clique em Mover e excluir.
Tudo o que era do departamento vai para o escolhido, inclusive o que já estava encerrado. Isso evita conversas e tarefas "órfãs", sem departamento que as enxergue. Se não houver outro departamento para receber, crie um antes ou encerre os itens em aberto.