Contatos
Um contato é uma pessoa com quem a sua empresa fala. A tela Contatos lista essas pessoas e, ao abrir uma delas, mostra tudo sobre ela numa página só: os dados, todas as mensagens de todos os canais, as oportunidades, as tarefas e as anotações.
Cada contato pertence a no máximo uma empresa (ou a nenhuma). Veja Empresas.
A área depende do plano. Se ela aparece com cadeado no menu, veja Plano e assentos.
Quem vê quais contatos
| Papel | Vê |
|---|---|
| Administrador | Todos os contatos. |
| Gerente | Os contatos de que ele é responsável, os dos colegas dos seus departamentos e os contatos das conversas que ele enxerga na Inbox. |
| Atendente | Os contatos de que ele é responsável e os contatos das conversas que ele enxerga na Inbox. |
Por isso um contato que chegou pelo WhatsApp, sem responsável, aparece para quem atende a conversa dele.
Todos os papéis criam e editam contatos. Só o Administrador exclui.
Como os contatos são criados
De dois jeitos:
- À mão, pelo botão Novo contato (ou pela Inbox, com Salvar contato).
- Sozinhos, quando alguém escreve pela primeira vez num canal conectado.
Quando a mensagem chega, o Kemera procura o número de quem escreveu nos contatos. Se já for de um contato, a conversa entra no cadastro dele. Celular com ou sem o nono dígito é tratado como o mesmo número, então não vira contato repetido.
Se o número não é de nenhum contato, mas é o telefone de uma empresa cadastrada, o contato novo já nasce ligado a essa empresa. A empresa de um contato nunca é trocada automaticamente.
Contato criado sozinho, sem nome no perfil, ganha um nome provisório: o telefone formatado no WhatsApp, "Contato do Instagram", "Contato do Messenger", ou, no chat do site, o nome ou e-mail que o visitante informou ("Visitante do site #A1B2" quando não informou nada). Quando o nome de verdade chega depois, ele substitui o provisório. Um nome que alguém da equipe digitou nunca é trocado automaticamente.
A lista de contatos
A lista tem as colunas Nome, Empresa, E-mail, Telefone, Tags, Origem e Atualizado. Clique no título de Nome, E-mail ou Atualizado para ordenar. Contato que pediu para não receber mensagens tem o selo Opt-out ao lado do nome.
A Origem diz como o contato entrou: Manual, WhatsApp, Importação, Site ou API.
Para encontrar um contato:
- Buscar por nome, e-mail ou telefone;
- Empresa: os contatos de uma empresa;
- Responsável: os contatos de uma pessoa;
- Origem;
- Tags: escolha uma ou mais tags e, em Mostrar registros com, diga se o contato precisa ter Qualquer uma das tags ou Todas as tags.
Limpar filtros volta à lista completa. Clique no contato para abrir a página dele.
Como criar um contato
- Em Contatos, clique em Novo contato.
- Preencha os campos (só o Nome é obrigatório):
- Nome: não pode ficar vazio. Até 191 caracteres.
- E-mail.
- Telefone: com DDD. É o telefone que liga o contato às conversas do WhatsApp. Não pode ser o mesmo de outro contato.
- Cargo e Cidade.
- LinkedIn e X (Twitter): o endereço completo, começando com https://.
- Empresa: busque pelo nome. Se a empresa não existe, a opção Criar empresa cria na hora.
- Tags: veja Tags.
- Responsável: veja O responsável.
- Clique em Salvar.
A página do contato
No topo ficam o nome, o cargo e a empresa, e o botão Excluir contato (só para o administrador). Se o contato pediu para não receber mensagens, aparece o aviso em vermelho: nenhuma mensagem automática é enviada a ele.
A página é dividida em blocos:
- Dados do contato: o mesmo formulário do cadastro. Altere o que precisar e clique em Salvar (o botão só fica ativo quando há mudança).
- Mensagens: o histórico de todas as conversas do contato, de todos os canais, da mais recente para a mais antiga. Veja O histórico de mensagens.
- Oportunidades: os negócios em que o contato é o ponto de contato, com o botão Nova oportunidade. Veja Oportunidades.
- Tarefas: as tarefas ligadas ao contato. Veja Tarefas.
- Anotações: as anotações ligadas ao contato. Veja Anotações.
Na lateral ficam a empresa (com link para ela), o telefone, a origem, a Avaliação do atendimento (última nota e média, veja Avaliações), as Oportunidades abertas, as Tarefas abertas e a data em que o contato foi criado.
Os blocos de oportunidades, tarefas, anotações e mensagens só aparecem para quem tem acesso a essas áreas.
O histórico de mensagens
O bloco Mensagens mostra as conversas do contato como uma linha do tempo. Cada mensagem diz se foi Recebida ou Enviada, quem mandou e a situação do envio.
- Canal: filtre por um canal ou veja Todos os canais.
- Mostrar notas internas: inclui as notas da equipe.
- Abrir no Inbox: leva à conversa, para responder.
Responder é sempre pela Inbox: o histórico serve para consultar.
Aqui aparecem só as conversas que você também veria na Inbox, pelo seu departamento e pelos canais a que tem acesso. As regras de como as conversas entram no cadastro estão no botão Como funciona do próprio bloco.
O responsável
Todo contato pode ter um Responsável, a pessoa da equipe que cuida dele. A regra é a mesma para contatos, empresas e oportunidades:
| Situação | O que acontece |
|---|---|
| Você cria o registro e não é administrador | Você vira o responsável. O formulário mostra Responsável: você. |
| Você cria o registro e é administrador | Você escolhe qualquer pessoa ativa ou deixa sem responsável. |
| O registro está sem responsável | Qualquer pessoa que edita pode definir um. |
| O registro já tem responsável | Só o administrador troca ou remove. Para os demais, o campo aparece só para leitura. |
O porquê: o responsável define quem enxerga o registro. Deixar qualquer um trocar o dono permitiria "esconder" um contato de quem cuida dele.
Como excluir um contato
Só o Administrador exclui.
- Abra a página do contato.
- Clique em Excluir contato e confirme.
Excluir apaga o contato e as conversas dele, com as mensagens. As oportunidades, tarefas e anotações ligadas a ele continuam, só que sem esse contato. Não dá para desfazer.
Mensagens de erro comuns
| Mensagem | O que fazer |
|---|---|
| "Este telefone já pertence a outro contato." | Procure o contato que já tem esse número. Ele pode estar fora do seu alcance; nesse caso, fale com um administrador. |
| "Telefone inválido…" | Informe o DDD e o número, ou o número internacional começando com +. |
| "Registro não encontrado" | O contato foi excluído ou não está ao seu alcance. |
| "Este registro já tem responsável. Só um administrador pode trocá-lo ou removê-lo." | Peça a um administrador. |